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Chatbots

Os chatbots deixaram de ser uma tendência ou visão e definitivamente entraram para nossa realidade. Trata-se de um sistema de inteligência artificial que realiza um atendimento através de chat ou voz, incluindo diversas formas de interação, como SMS, central telefônica, Facebook Messenger, Telegram, site e sistemas customizados.

São baseados em regras aos quais conduzem uma conversa, podendo responder perguntas enquanto realizam o atendimento. Por exemplo, durante um agendamento de uma consulta, podemos perguntar quais planos de saúde a clínica aceita.

No exemplo abaixo, temos um chatbot de agendamento de uma consulta:
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Por meio da técnica de desambiguação, podemos obter mais de uma informação em uma mesma frase. Por exemplo, no caso do agendamento da consulta acima, o chatbot pergunta tudo de que necessita para o agendamento, porém se informarmos todos os dados em uma mesma frase, o nosso atendente virtual consegue extrair e separar, conforme exemplo abaixo:
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Como funciona uma Rede Social corporativa?

Afinal, se existem as redes sociais abertas, porque eu preciso de uma rede social corporativa? Para entender melhor, podemos trazer uma situação real de uma empresa e ver como funciona usando uma rede social. Vou utilizar como exemplo uma reunião mensal de vendas.

Nesta reunião, os vendedores se reúnem mensalmente com o diretor comercial para acompanhamento das vendas futuras e realizadas. Como os vendedores ficam espalhados geograficamente, o diretor resolveu adotar reuniões virtuais, que é uma das ferramentas de uma rede social corporativa.

Reuniões virtuais

Com a ferramenta de reuniões virtuais, você consegue reunir um número maior de participantes, pois permite que os convidados acessem de qualquer lugar. Na figura abaixo, o diretor comercial apresenta o relatório mensal de crescimento das vendas:

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Com o aplicativo para dispositivos móveis, até mesmo da tela de um celular você pode acompanhar a reunião, tanto a tela compartilhada, quanto áudio e vídeo.

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Durante a reunião, surgiu a dúvida, se iremos adicionar um produto novo em nosso portfólio. Rapidamente, o diretor comercial iniciou uma enquete online, configurando as perguntas e opções de respostas. Assim que o pessoal terminar de votar, será exibido o resultado da votação com números e gráficos.

enquete

E se alguém não puder participar, você tem a opção de gravar a reunião, para assistir mais tarde.

Comunidades

Para armazenar todos os documentos e planilhas inerentes à reunião mensal de vendedores, criamos uma comunidade. Nesta comunidade, você irá configurar a parte de segurança de acesso, incluindo todas as pessoas que fazem parte do time de vendas. Opcionalmente poderá deixar aberto para pessoas entrarem ou solicitarem acesso mediante aprovação.

Arquivos

Nesta comunidade, vamos começar incluindo os arquivos do time de vendas. Podemos usar o recurso de coedição para trabalharmos online no mesmo documento, sem precisar instalar nada em sua estação, ou instale o cliente para Windows ou Mac e trabalhe com sincronização dos arquivos. Lembrando que você poderá voltar versões anteriores caso necessário.

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Wiki

Para documentar os procedimentos de vendas de forma colaborativa, criamos a Wiki dentro da comunidade de vendas. Podemos permitir que todos contribuam com atualizações ou criando mais páginas, assim como funciona na Wikipedia.

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Fórum de Discussão

Dúvidas podem surgir. Dentro da comunidade tem uma área só para você fazer suas perguntas. Um vendedor gostaria de saber sobre algum caso de sucesso semelhante a venda que ele está fazendo. Rapidamente postou sua dúvida na comunidade e em questão de minutos recebeu sua resposta.

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Social Bookmarks

O diretor comercial gostaria de compartilhar com o time, um link para inscrição no evento de marketing. Ao invés de enviar por e-mail, cria na área de links favoritos, onde todos poderão acessar, sempre que necessitar, sem precisar procurar em seus e-mails.

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Eventos

O fim do ano chegou, está na hora de realizar um evento de fim de ano para confraternizar e comemorar o sucesso das vendas. Utilize a área de eventos da comunidade, convide as pessoas, adicione o evento na agenda de cada membro e receba a confirmação de presença.

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Espero que tenham entendido um pouco melhor sobre o uso na prática de uma rede social corporativa. Isso garante que as informações sensíveis, como planilha de vendas, arquivos, dúvidas e demais informações que pertencem à sua empresa fiquem em uma rede aberta, fora de seu controle. Como o acesso é integrado com diretório de usuários da empresa, sempre que uma pessoa se desliga da empresa, automaticamente perderá acesso à rede social, garantindo maior segurança e conformidade com as políticas de segurança da sua empresa.

Existem outras funcionalidades da rede social corporativa que não foram exploradas neste post, porque ireis criar novos posts em breve em outros casos de uso.

O E-mail e a Inteligência Artificial

Afinal, é possível utilizar os recursos de inteligência artificial para ajudar você a ser mais produtivo? A resposta é sim! O IBM Verse já está prestes a lançar a assistente virtual para ajudar você a ser mais produtivo com os e-mails.

Veja um exemplo:

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Perceba que cada frase destacada em amarelo, corresponde a uma requisição que a assistente virtual identificou. Na primeira mensagem destacada, o Andy Brunner solicita o agendamento de uma reunião para próxima terça-feira.

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Ao abrir o e-mail, a assistente sugere a ação correspondente à solicitação. Neste caso, a assistente preparou um botão para criar uma reunião na data sugerida e convidar o solicitante.

Gostou? Acho que seu dia será mais produtivo! Vamos para outro exemplo.

Que tal verificar se estou usando um linguajar inadequado ou grosseiro em meus e-mails?

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Vamos traduzir a primeira frase do texto acima para facilitar:

“Eu sei que os tempos são difíceis. Nossas vendas têm desapontado nos últimos três trimestres, pelo nosso sistema de análise de dados.”

Neste caso a assistente virtual irá indicar que seu texto está 47% emocional, 22% social e 29% com tom normal de escrita. Ao clicar nas palavras destacadas, a assistente irá sugerir outras opções de palavras que irão tornar o seu e-mail mais leve e positivo.

Evite o stress

Se você é surpreendido com lembranças de coisas que deveriam ter sido feitas, cuidado: este pode ser o princípio do stress. Se você leu um e-mail que deveria ter respondido há uma semana ou viu um documento na sua mesa que deveria ter sido entregue, a reação é a mesma: aumenta a frequência cardíaca, pressão arterial, taxa de glicose, bronco dilatação, tensão, etc… Este estado de alerta ocorre como defesa, sempre que o ser humano se encontra em uma situação de perigo, seja uma discussão, um assalto, na antiguidade quando encontrava um animal selvagem ou uma tarefa esquecida, os sinais de alertas são muito semelhantes. Isso é importante para nos ajudar a agir nestas situações. O problema é o excesso de exposição a situações como esta. Além disto existem outros fatores, como saúde debilitada, falta de disciplina,  sensação de improdutividade, problemas em relações sociais ou com colegas de trabalho, falta de equilíbrio entre trabalho e família, entre outros.

O stress evolui em fases, como mostra a pesquisa deste link, ou na figura abaixo:

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Procure criar um balanço saudável entre a sua vida pessoal e profissional, pratique atividades físicas, seja organizado, busque a espiritualidade, cuide da sua saúde, produza mais nas oito horas diárias, crie bons hábitos, tenha sono de qualidade e priorize as coisas mais importantes.

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Seja sua gaveta, mochila, carteira, porta-luvas, seus arquivos do computador ou seus e-mails; procure processar todas essas fontes que chamo de “inbox” agendando o que tem que ser lembrado, arquivando o que deve ser guardado, fazendo o mais importante, delegando ou simplesmente descartando. Desta forma você elimina as possibilidades de encontrar coisas que já deveriam ter sido feitas e aumentar seu stress. Para saber mais, recomendo o estudo da metodologia Get Things Done – GTD ou fazendo as coisas acontecerem. Abaixo um gráfico de como a GTD sugere tratarmos a inbox.

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Precisamos ter uma ferramenta para aplicar essa metodologia, que deve permitir lembretes, facilitar gerenciamento de tarefas, agendamento de reuniões, encontrar pessoas, etc…

Organizando seus e-mails de forma mais produtiva

O tempo não estoca, não para, não volta e o excesso de informações fica visível em uma pesquisa que mostra o que acontece na Internet em 1 min.

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Da mesma forma nossa inbox não para de receber e-mails. Afinal são 150 milhões de e-mails enviados em um minuto no mundo. Como podemos lidar de forma mais produtiva?

Primeiro gostaria de trazer duas forma mais comuns que as pessoas organizam os e-mails. Uma delas arquiva cada e-mail que chega, sendo assim, cada e-mail na caixa de entrada representa uma pendência, pois ainda não foi arquivado, isso pode tomar grande parte do seu tempo. O fim das pendências ocorre quando não tem mais nenhum e-mail na inbox. A outra forma é mais utilizada pela nova geração que não apaga ou arquiva nenhum e-mail. Tudo fica na inbox e quando deseja procurar algo, somente através de busca. Desta forma, podemos perder e-mails importantes que necessitavam de uma ação.

Veja abaixo uma outra alternativa, onde você marca os e-mails mais importantes e os demais você pode optar por deixar na inbox, apagar ou simplesmente retirar da inbox sem apagar o e-mail.

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Perceba que é uma interface web, onde não precisa instalar ou licenciar clientes de e-mail. Veja abaixo como filtrar os e-mails que foram marcados como “Ação necessária”:

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Clicando no círculo “Ação Necessária” você acessa todos os e-mails que aguardam sua ação. E para retirar da lista é só clica no símbolo de ação.

Da mesma forma o funcionamento para os e-mails que nós enviamos. Veja abaixo como funciona para controlar os e-mails enviados que aguardamos uma resposta:

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Sobre o produto produto

Seis diferenças entre e-mail pessoal e corporativo

Você sabe a diferença de uma solução de e-mail pessoal e corporativo? Apesar de ter a interface muito parecida, o e-mail corporativo tem algumas funcionalidades e integrações disponíveis que facilitam a comunicação, compartilhamento e acesso às pessoas de uma forma rápida e fácil. Abaixo seis exemplos destas diferenças, para ficar mais claro.

1. Localizar funcionários e mostrar e-mails trocados com esta pessoa: Por serem parte da mesma organização, você não precisa cadastrar as pessoas em sua agenda. Isto porque sistemas de e-mail corporativos já possuem o diretório de todos os funcionários que podem ser localizados rapidamente.

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No exemplo acima, localizamos a Debora através da barra de pessoas, e clicamos na foto dela. Depois fizemos a pesquisa de outro colaborador digitando seu nome. Nos dois casos, são exibidos os e-mails trocados com esta pessoa.

2. Hierarquia da empresa: É possível visualizar um organograma das pessoas que foram copiadas em um e-mail.

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3. Informações de perfil: O perfil das pessoas em um sistema de e-mail corporativo possui muito mais informações, como hierarquia, projetos que trabalhou, tags que possam localizar a pessoa, pronúncia do nome em audio, entre outros.

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Desta forma podemos localizar as pessoas por assunto, como exibido abaixo.

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Esta forma de localizar pessoas é muito útil na hora de iniciar um novo projeto e buscar pessoas que possuem experiência no assunto. Também pode ser usado em situações do dia-a-dia, como uma nova venda, uma dúvida de um cliente, ou ainda quando uma pessoa entra na empresa e precisa saber mais sobre seu time e quem já publicou material relacionado ao seu trabalho.

4. Mobilidade e segurança: É muito importante que o aplicativo de e-mail e arquivos corporativos estejam disponíveis para dispositivos móveis, para que possamos acessar e-mails e arquivos de qualquer lugar. Este aplicativo deve ter uma senha para garantir a segurança das informações corporativas, mesmo que o dispositivo esteja desbloqueado.

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5. Chat integrado: Para tirar uma dúvida rápida, o chat pode ser muito útil, além de ser interativo, é integrado com a ferramenta, já exibindo como online dentro do próprio e-mail e elimina o trabalho de instalar ferramentas adicionais.

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6. Agenda integrada: Com a agenda integrada, o sistema permite verificar a disponibilidade dos participantes da reunião e sugerir um horário que todos estejam livres. Isto evita retrabalho e respostas do tipo: “podemos mudar de horário? Neste dia estarei viajando…”.

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Espero que tenha ajudado. Em breve mais informações sobre colaboração, redes sociais e produtividade.

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