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O E-mail e a Inteligência Artificial

Afinal, é possível utilizar os recursos de inteligência artificial para ajudar você a ser mais produtivo? A resposta é sim! O IBM Verse já está prestes a lançar a assistente virtual para ajudar você a ser mais produtivo com os e-mails.

Veja um exemplo:

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Perceba que cada frase destacada em amarelo, corresponde a uma requisição que a assistente virtual identificou. Na primeira mensagem destacada, o Andy Brunner solicita o agendamento de uma reunião para próxima terça-feira.

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Ao abrir o e-mail, a assistente sugere a ação correspondente à solicitação. Neste caso, a assistente preparou um botão para criar uma reunião na data sugerida e convidar o solicitante.

Gostou? Acho que seu dia será mais produtivo! Vamos para outro exemplo.

Que tal verificar se estou usando um linguajar inadequado ou grosseiro em meus e-mails?

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Vamos traduzir a primeira frase do texto acima para facilitar:

“Eu sei que os tempos são difíceis. Nossas vendas têm desapontado nos últimos três trimestres, pelo nosso sistema de análise de dados.”

Neste caso a assistente virtual irá indicar que seu texto está 47% emocional, 22% social e 29% com tom normal de escrita. Ao clicar nas palavras destacadas, a assistente irá sugerir outras opções de palavras que irão tornar o seu e-mail mais leve e positivo.

Evite o stress

Se você é surpreendido com lembranças de coisas que deveriam ter sido feitas, cuidado: este pode ser o princípio do stress. Se você leu um e-mail que deveria ter respondido há uma semana ou viu um documento na sua mesa que deveria ter sido entregue, a reação é a mesma: aumenta a frequência cardíaca, pressão arterial, taxa de glicose, bronco dilatação, tensão, etc… Este estado de alerta ocorre como defesa, sempre que o ser humano se encontra em uma situação de perigo, seja uma discussão, um assalto, na antiguidade quando encontrava um animal selvagem ou uma tarefa esquecida, os sinais de alertas são muito semelhantes. Isso é importante para nos ajudar a agir nestas situações. O problema é o excesso de exposição a situações como esta. Além disto existem outros fatores, como saúde debilitada, falta de disciplina,  sensação de improdutividade, problemas em relações sociais ou com colegas de trabalho, falta de equilíbrio entre trabalho e família, entre outros.

O stress evolui em fases, como mostra a pesquisa deste link, ou na figura abaixo:

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Procure criar um balanço saudável entre a sua vida pessoal e profissional, pratique atividades físicas, seja organizado, busque a espiritualidade, cuide da sua saúde, produza mais nas oito horas diárias, crie bons hábitos, tenha sono de qualidade e priorize as coisas mais importantes.

priorizar

Seja sua gaveta, mochila, carteira, porta-luvas, seus arquivos do computador ou seus e-mails; procure processar todas essas fontes que chamo de “inbox” agendando o que tem que ser lembrado, arquivando o que deve ser guardado, fazendo o mais importante, delegando ou simplesmente descartando. Desta forma você elimina as possibilidades de encontrar coisas que já deveriam ter sido feitas e aumentar seu stress. Para saber mais, recomendo o estudo da metodologia Get Things Done – GTD ou fazendo as coisas acontecerem. Abaixo um gráfico de como a GTD sugere tratarmos a inbox.

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Precisamos ter uma ferramenta para aplicar essa metodologia, que deve permitir lembretes, facilitar gerenciamento de tarefas, agendamento de reuniões, encontrar pessoas, etc…

Organizando seus e-mails de forma mais produtiva

O tempo não estoca, não para, não volta e o excesso de informações fica visível em uma pesquisa que mostra o que acontece na Internet em 1 min.

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Da mesma forma nossa inbox não para de receber e-mails. Afinal são 150 milhões de e-mails enviados em um minuto no mundo. Como podemos lidar de forma mais produtiva?

Primeiro gostaria de trazer duas forma mais comuns que as pessoas organizam os e-mails. Uma delas arquiva cada e-mail que chega, sendo assim, cada e-mail na caixa de entrada representa uma pendência, pois ainda não foi arquivado, isso pode tomar grande parte do seu tempo. O fim das pendências ocorre quando não tem mais nenhum e-mail na inbox. A outra forma é mais utilizada pela nova geração que não apaga ou arquiva nenhum e-mail. Tudo fica na inbox e quando deseja procurar algo, somente através de busca. Desta forma, podemos perder e-mails importantes que necessitavam de uma ação.

Veja abaixo uma outra alternativa, onde você marca os e-mails mais importantes e os demais você pode optar por deixar na inbox, apagar ou simplesmente retirar da inbox sem apagar o e-mail.

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Perceba que é uma interface web, onde não precisa instalar ou licenciar clientes de e-mail. Veja abaixo como filtrar os e-mails que foram marcados como “Ação necessária”:

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Clicando no círculo “Ação Necessária” você acessa todos os e-mails que aguardam sua ação. E para retirar da lista é só clica no símbolo de ação.

Da mesma forma o funcionamento para os e-mails que nós enviamos. Veja abaixo como funciona para controlar os e-mails enviados que aguardamos uma resposta:

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Seis diferenças entre e-mail pessoal e corporativo

Você sabe a diferença de uma solução de e-mail pessoal e corporativo? Apesar de ter a interface muito parecida, o e-mail corporativo tem algumas funcionalidades e integrações disponíveis que facilitam a comunicação, compartilhamento e acesso às pessoas de uma forma rápida e fácil. Abaixo seis exemplos destas diferenças, para ficar mais claro.

1. Localizar funcionários e mostrar e-mails trocados com esta pessoa: Por serem parte da mesma organização, você não precisa cadastrar as pessoas em sua agenda. Isto porque sistemas de e-mail corporativos já possuem o diretório de todos os funcionários que podem ser localizados rapidamente.

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No exemplo acima, localizamos a Debora através da barra de pessoas, e clicamos na foto dela. Depois fizemos a pesquisa de outro colaborador digitando seu nome. Nos dois casos, são exibidos os e-mails trocados com esta pessoa.

2. Hierarquia da empresa: É possível visualizar um organograma das pessoas que foram copiadas em um e-mail.

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3. Informações de perfil: O perfil das pessoas em um sistema de e-mail corporativo possui muito mais informações, como hierarquia, projetos que trabalhou, tags que possam localizar a pessoa, pronúncia do nome em audio, entre outros.

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Desta forma podemos localizar as pessoas por assunto, como exibido abaixo.

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Esta forma de localizar pessoas é muito útil na hora de iniciar um novo projeto e buscar pessoas que possuem experiência no assunto. Também pode ser usado em situações do dia-a-dia, como uma nova venda, uma dúvida de um cliente, ou ainda quando uma pessoa entra na empresa e precisa saber mais sobre seu time e quem já publicou material relacionado ao seu trabalho.

4. Mobilidade e segurança: É muito importante que o aplicativo de e-mail e arquivos corporativos estejam disponíveis para dispositivos móveis, para que possamos acessar e-mails e arquivos de qualquer lugar. Este aplicativo deve ter uma senha para garantir a segurança das informações corporativas, mesmo que o dispositivo esteja desbloqueado.

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5. Chat integrado: Para tirar uma dúvida rápida, o chat pode ser muito útil, além de ser interativo, é integrado com a ferramenta, já exibindo como online dentro do próprio e-mail e elimina o trabalho de instalar ferramentas adicionais.

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6. Agenda integrada: Com a agenda integrada, o sistema permite verificar a disponibilidade dos participantes da reunião e sugerir um horário que todos estejam livres. Isto evita retrabalho e respostas do tipo: “podemos mudar de horário? Neste dia estarei viajando…”.

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Espero que tenha ajudado. Em breve mais informações sobre colaboração, redes sociais e produtividade.

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